Inteca Digital Business Platform

Document Management System NUXEO

ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI (DMS)
Document lifecycle © Copyright 2016 EMC Corporation

Wyzwania związane z zarządzaniem dokumentacją

WYZWANIE 1

Digitalizacja i zarządzanie dokumentacją

Duże organizacje z segmentu enterprise generują miliony różnego typu dokumentów. Są to umowy z podmiotami zewnętrznymi, dokumenty HR, dokumentacje techniczne, rozporządzenia i wiele innych. Procesy które wymagają zebrania dokumentów z różnych działów są czasochłonne. Przeszukanie wielu repozytoriów danych konsumuje często wiele godzin, a jeśli dokumenty przechowywane są w formie papierowej istniej ryzyko ich zagubienia lub niepoprawnego katalogowania, co niejednokrotnie utrudnia ich odnalezienie.

Nasze rozwiązanie

DMS Nuxeo pozwala na zbudowanie jednego centralnego repozytorium i przechowywanie w nim całej dokumentacji firmowej. Nuxeo pozwala na dodawanie, edytowanie i łączenie dokumentów oraz ich metadanych, tak aby można je bez problemu wyszukać wg. różnych kryteriów. Aplikacja integruje dokumenty i jeśli powstaje nowy projekt, to dokumenty automatycznie trafiają do Nuxeo. Pozwala na kategoryzację dokumentów w różny sposób dla różnych działów, przy wykorzystaniu informacji, które są ważne dla każdego z nich, co skutkuje łatwością ich odnalezienia.​​ Nuxeo pozwala na łatwe przeglądanie, udostępnianie i dodawanie adnotacji zarówno przez użytkowników wewnętrznych, jak i zewnętrznych – bezpieczna współpraca z dokumentami staje się bezproblemowa.​​ Integracja podpisów cyfrowych i zaawansowane przechwytywanie to kolejne funkcje oferowane przez Nuxeo.

WYZWANIE 2

Poprawa zwinności i krótki Time2Market

Zarządzanie przepływem dokumentów i systemami automatyzacji przepływu dokumentów zapewnia wydajność biznesową, której wymagają dzisiejsze przedsiębiorstwa, aby pozostać konkurencyjnymi.​ Większość firm już w pełni zdigitalizowała swoje działania lub jest na drodze do pełnej cyfryzacji. Dotyczy to także obszaru dokumentacji. W organizacjach, takich jak grupy spółek, często dużo czasu poświęcane jest na wyszukiwanie różnych dokumentów w wielu repozytoriach, co konsumuje czas i generuje koszty, a także wydłuża Time2Market.

Nasze rozwiązanie

Nuxeo optymalizuje pracę i zwiększa produktywność przez automatyzację i przyspieszenie czasochłonnych, ręcznych procesów​​. Pozwala na szybką automatyzację podstawowych procesów dzięki wizualnemu projektowaniu przepływu pracy oraz zintegrowanemu zarządzaniu zadaniami i powiadomieniami. Zapewnia wszechstronną i skalowalną klasyfikację dokumentów, nawet w przypadku treści przechowywanych w starszych systemach. W DMS można edytować metadane dokumentów, które pozwalają na ich łatwe wyszukiwanie. Daje możliwość śledzenia wszystkich zmian i porównania ich z poprzednimi wersjami, korzystając z pełnych ścieżek audytu dla wszystkich typów zawartości.​​

WYZWANIE 3

Efektywność kosztowa i compliance

Zarządzanie dokumentami przechowywanymi w wielu bazach danych generuje koszty utrzymania tych baz oraz utrudnia czuwanie nad poprawności wszystkich dokumentów, szczególnie w spółkach kapitałowych, gdzie każda spółka ma własną bazę danych. Przepływ dokumentów między organizacjami jest czasochłonny, a co za tym idzie kosztogenny, stwarza także ryzyko wycieku danych i daje mniejszą kontrolę nad ich poprawnością.

Nasze Rozwiązanie

Nuxeo tworzy jedno centralne repozytorium danych, dzięki czemu możliwa jest redukcja kosztów i zasobów. Pozwala to również na łatwy wgląd do dokumentów i sprawdzenie ich poprawności oraz istnienia wymaganych podpisów pod dokumentami. Nuxeo posiada REST API – rozbudowany intefejs API pozwalający na integrację DMS z różnymi systemami w organizacji. Oferuje także możliwość połączenia treści z takich źródeł, jak Office 365, Adobe i Salesforce, i dostęp do nich za pomocą dowolnego urządzenia z dowolnego miejsca. ​​Nuxeo daje możliwość skorzystania z zalet chmury obliczeniowej – redukcja kosztów tradycyjnych rozwiązań ECM do zarządzania dokumentami. ​​

​​

DMS Nuxeo
USE CASES

KLIENT: Jeden z 3 największych banków w Polsce

WYKORZYTANIE ROZWIĄZANIA:​ DMS Nuxeo

CIO banku poprosiła Inteca o rozwiązanie problemu związanego z dokumentacją kredytową. Dokumentacja kredytowa zawiera wiele dokumentów i załączników – np. skany dokumentów, wnioski, umowy itp. Dzięki wdrożeniu Nuxeo pracownicy banku mają dostęp i możliwość szybkiego wyszukania dokumentów składających się na na całą dokumentację kredytową, dzięki wdrożeniu zaawansowanych scenariuszy wyszukiwania treści. Implementacja Nuxeo umożliwiła także wykorzystanie tych dokumentów w innych procesach i aplikacjach.

KLIENT: Przedsiębiorstwo wodociągowo – kanalizacyjne

WYKORZYTANIE ROZWIĄZANIA:​ Centralne repozytorium dokumentacji technicznej​​

CIO poprosił Inteca o przygotowanie centralnego repozytorium dokumentacji technicznej dla ponad 100 tysięcy dokumentów​​. Wdrożenie Nuxeo pozwoliło na obsługę dokumentacji technicznej i projektowej (projekty, inwestycje, przyłącza). Dzięki implementacji Nuxeo możliwa była integracja z systemami zewnętrznymi (m.in. GIS, system kancelaryjny) oraz wdrożenie zaawansowanych scenariuszy wyszukiwania treści.

Wdrożenie dla spółki międzynarodowej grupy z branży energetycznej

WYKORZYSTANIE ROZWIĄZANIA:​ Repozytorium dokumentów

Spółka postanowiła wdrożyć rozwiązanie do zarządzania dokumentacją. Został wdrożony DMS Nuxeo, który pozwolił na zarządzanie dokumentacją procesów spółki, m.in:​dokumentacją procesu przyłącza (technik wypełnia formularz z użyciem aplikacji mobilnej na miejscu instalacji)​​ oraz na integrację z Sharepoint, Salesforce i aplikacjami mobilnymi. Wdrożenie Nuxeo pozwoliło na przechowywanie i łatwe zarządzanie ponad 500 tysiącami nowych dokumentów w skali roku przez 8 tysięcy użytkowników.

Wdrożenie Nuxeo u europejskiego dostawcy Internetu i usług telekomunikacyjnych w sieci mobilnej.​​

WDROŻENIE:​ Portal extranetowy dla klientów korporacyjnych​​

Firma potrzebowała rozwiązania problemu przetwarzania i zarządzania dokumentami w firmie, których średnia ilość to 700 tys. nowych dokumentów rocznie z dostępem dla 700 użytkowników. Wdrożono w organizacji DMS Nuxeo, który zintegrował wszystkie dokumenty do jednego repozytorium. Pozwolił na zarządzanie dokumentami umów, faktur, dokumentacji projektowej​​, integrację z personalnymi teczkami dokumentów (DropBox)​​, a także na dostęp dla każdego z 700 użytkowników do archiwum obejmującego 10 lat. Ze względu na ilość użytkowników i różny poziom dostępów Inteca wdrożyła zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa (strefa intranet / extranet). Nuxeo został wykorzystany jako back-end DMS​​, a jego front-end został zintegrowany z portalem korporacyjnym.

Wdrożenie Nuxeo u europejskiego, państwowego przewoźnika kolejowego

WYKORZYTANIE ROZWIĄZANIA:​ Repozytorium dokumentów

Firma zleciła przygotowanie centralnego repozytorium 1.2 miliona dokumentów z dostępem dla 4500 użytkowników. Wdrożono DMS Nuxeo, które pozwoliło na zarządzanie dokumentacją procesową i projektową oraz stworzenie 440 grup roboczych w różnych przestrzeniach kolaboracji (tworzenie dokumentacji, workflow, publikacja). Zmigrowano też dokumenty z OpenText do Nuxeo.

Realizacja projektów odla Credit Agricole Bank Polska oraz MPWiK Wrocław pozwoliła na wypracowanie najlepszych wzorców wdrożeniowych, które z powodzeniem można wykorzystać w dużych i rozproszonych organizacjach.​

DMS Nuxeo
WYBRANE EKRANY

Testimonials

Co mówią użytkownicy Nuxeo?

Poniżej przestawiamy niezależne recenzje zamieszczone w internecie na stornach Gartner.

Flexible and open architecture
Excellent product with flexible architecture that allows for on prem, hybrid or cloud deployment. Nuxeo met all our needs from a functionality standpoint, yet was simple enough to configure and standup that allowed for quick wins. We were looking to consolidate our multiple legacy Content management systems into a single repository that allowed us to either deploy on prem or in the cloud – and Nuxeo fit those requirements very well
Nuxeo Platform takes Enterprise Content Management to a another level.
This software is very modern and helps to manage all our contents.The platform itself is very secure hence more reliable.The deployment process is simple. Allows quick search and access to our documents and files. Enables ease to store and share documents.Has nice feature like Digital Asset Management, Case Management and Knowledge Management. Automates repetitive workflows and tasks thus saving time.
I found the software to be really useful.
The easiness with which one can develop a no code application on itis just outstanding. Over that, the app provides a simple and easy to use UI facilitating a productive use of the application. The no code and low code application development options are the features about the application i like the the most. The settings for it are easy to apply without any hassle and brings great efficiencies in the work.
The best app maker in market
This application functions the best way when there is a need of any special tool needed for content collaboration between individuals. The software helped me in building apps with minimal or no code requirements for simple interactions and tasks.The interface is smooth and provides an outstanding experience. Smooth functioning and low memory consumptionof the applications developed.
Overall very pleased with Nuxeo as a solution and as a company
My experience has been positive with respect to the quality of the Nuxeo product, its support, and SOW contract negotiations. Cloud deployed intuitive interface for business users dependable platform.
Easy integration in the Information System
Due to its API-based design, Nuxeo platform was able to integrate easily into our Information System. Its simple interface allowed us to get an UX. The platform is easy to use. The flexibility of the architecture allows an easy integration into our Information System. Nuxeo studio facilitates the configurations.
Super capable and flexible CMS system with a learning curve.
e’ve been pretty happy with what we’ve achieved using Nuxeo and we use it in many areas of our org. It has provided us with many improvements and has eased a lot of agency workflows. Working with Nuxeo feels like a true partnership. We love the capability, flexibility, and openness of Nuxeo and that it can run in the cloud.The customer service has been fantastic.
A great tool with small flaws in UI
Nuxeo Professional Services were with us since the inception of the project, they didn’t hesitate to go to our offices for weekly meetings and have been keeping us updated on the tools and our requests for enhancements all along. It’s a great experience and it was clear from the demo that their tool was the most ready to take on our challenges. First, the open source base, the api native framework and the customization possibilities. Second, the easiness to contact the vendor, the level of expertise of the professional services and the fast evolution of the product. And third, the admin tools that allows non-tech collaborators to configure contents and services without writing a line of code.
Nuxeo delivered a highly effective and scalable cloud solution for media asset management
Nuxeo provides a cloud based asset management solution that is robust and flexible. They have been a highly collaborative and effective partner in the development of our solution. Intelligent architecture that provides stable architecture, is highly configurable, and offers an excellent UX out of the box.
The Nuxeo platforms helped us to development of our vew software version much faster
From the selection process and through the development the vendor was very helpfull, available, flexible, proffessional and reasonably priced. Ease of use and get people to work with the technology, easy and dynamic and flexible model and above all their support is outstanding.
Nuxeo’s support and opensource model lets us run fast with little risk
Nuxeo has been stellar in providing world class service. Onsite visits, Support. etc have been excellent. Tech, Sales, from the CTO to level one support calls have been responsive and very much interested in our success.