Inteca Digital Business Platform

Document Management System NUXEO

Document lifecycle © Copyright 2016 EMC Corporation

Wyzwania związane z zarządzaniem dokumentacją

WYZWANIE 1

Digitalizacja i zarządzanie dokumentacją

Duże organizacje z segmentu enterprise generują miliony różnego typu dokumentów. Są to umowy z podmiotami zewnętrznymi, dokumenty HR, dokumentacje techniczne, rozporządzenia i wiele innych. Procesy które wymagają zebrania dokumentów z różnych działów są czasochłonne. Przeszukanie wielu repozytoriów danych konsumuje często wiele godzin, a jeśli dokumenty przechowywane są w formie papierowej istniej ryzyko ich zagubienia lub niepoprawnego katalogowania, co niejednokrotnie utrudnia ich odnalezienie.

Nasze rozwiązanie

DMS Nuxeo pozwala na zbudowanie jednego centralnego repozytorium i przechowywanie w nim całej dokumentacji firmowej. Nuxeo pozwala na dodawanie, edytowanie i łączenie dokumentów oraz ich metadanych, tak aby można je bez problemu wyszukać wg. różnych kryteriów. Aplikacja integruje dokumenty i jeśli powstaje nowy projekt, to dokumenty automatycznie trafiają do Nuxeo. Pozwala na kategoryzację dokumentów w różny sposób dla różnych działów, przy wykorzystaniu informacji, które są ważne dla każdego z nich, co skutkuje łatwością ich odnalezienia.​​ Nuxeo pozwala na łatwe przeglądanie, udostępnianie i dodawanie adnotacji zarówno przez użytkowników wewnętrznych, jak i zewnętrznych – bezpieczna współpraca z dokumentami staje się bezproblemowa.​​ Integracja podpisów cyfrowych i zaawansowane przechwytywanie to kolejne funkcje oferowane przez Nuxeo.

WYZWANIE 2

Poprawa zwinności i krótki Time2Market

Zarządzanie przepływem dokumentów i systemami automatyzacji przepływu dokumentów zapewnia wydajność biznesową, której wymagają dzisiejsze przedsiębiorstwa, aby pozostać konkurencyjnymi.​ Większość firm już w pełni zdigitalizowała swoje działania lub jest na drodze do pełnej cyfryzacji. Dotyczy to także obszaru dokumentacji. W organizacjach, takich jak grupy spółek, często dużo czasu poświęcane jest na wyszukiwanie różnych dokumentów w wielu repozytoriach, co konsumuje czas i generuje koszty, a także wydłuża Time2Market.

Nasze rozwiązanie

Nuxeo optymalizuje pracę i zwiększa produktywność przez automatyzację i przyspieszenie czasochłonnych, ręcznych procesów​​. Pozwala na szybką automatyzację podstawowych procesów dzięki wizualnemu projektowaniu przepływu pracy oraz zintegrowanemu zarządzaniu zadaniami i powiadomieniami. Zapewnia wszechstronną i skalowalną klasyfikację dokumentów, nawet w przypadku treści przechowywanych w starszych systemach. W DMS można edytować metadane dokumentów, które pozwalają na ich łatwe wyszukiwanie. Daje możliwość śledzenia wszystkich zmian i porównania ich z poprzednimi wersjami, korzystając z pełnych ścieżek audytu dla wszystkich typów zawartości.​​

WYZWANIE 3

Efektywność kosztowa i compliance

Zarządzanie dokumentami przechowywanymi w wielu bazach danych generuje koszty utrzymania tych baz oraz utrudnia czuwanie nad poprawności wszystkich dokumentów, szczególnie w spółkach kapitałowych, gdzie każda spółka ma własną bazę danych. Przepływ dokumentów między organizacjami jest czasochłonny, a co za tym idzie kosztogenny, stwarza także ryzyko wycieku danych i daje mniejszą kontrolę nad ich poprawnością.

Nasze Rozwiązanie

Nuxeo tworzy jedno centralne repozytorium danych, dzięki czemu możliwa jest redukcja kosztów i zasobów. Pozwala to również na łatwy wgląd do dokumentów i sprawdzenie ich poprawności oraz istnienia wymaganych podpisów pod dokumentami. Nuxeo posiada REST API – rozbudowany intefejs API pozwalający na integrację DMS z różnymi systemami w organizacji. Oferuje także możliwość połączenia treści z takich źródeł, jak Office 365, Adobe i Salesforce, i dostęp do nich za pomocą dowolnego urządzenia z dowolnego miejsca. ​​Nuxeo daje możliwość skorzystania z zalet chmury obliczeniowej – redukcja kosztów tradycyjnych rozwiązań ECM do zarządzania dokumentami. ​​

​​


DMS Nuxeo
USE CASES

KLIENT: Jeden z 3 największych banków w Polsce

WYKORZYTANIE ROZWIĄZANIA:​ DMS Nuxeo

CIO banku poprosiła Inteca o rozwiązanie problemu związanego z dokumentacją kredytową. Dokumentacja kredytowa zawiera wiele dokumentów i załączników – np. skany dokumentów, wnioski, umowy itp. Dzięki wdrożeniu Nuxeo pracownicy banku mają dostęp i możliwość szybkiego wyszukania dokumentów składających się na na całą dokumentację kredytową, dzięki wdrożeniu zaawansowanych scenariuszy wyszukiwania treści. Implementacja Nuxeo umożliwiła także wykorzystanie tych dokumentów w innych procesach i aplikacjach.

KLIENT: Przedsiębiorstwo wodociągowo – kanalizacyjne

WYKORZYTANIE ROZWIĄZANIA:​ Centralne repozytorium dokumentacji technicznej​​

CIO poprosił Inteca o przygotowanie centralnego repozytorium dokumentacji technicznej dla ponad 100 tysięcy dokumentów​​. Wdrożenie Nuxeo pozwoliło na obsługę dokumentacji technicznej i projektowej (projekty, inwestycje, przyłącza). Dzięki implementacji Nuxeo możliwa była integracja z systemami zewnętrznymi (m.in. GIS, system kancelaryjny) oraz wdrożenie zaawansowanych scenariuszy wyszukiwania treści.

Wdrożenie dla spółki międzynarodowej grupy z branży energetycznej

WYKORZYSTANIE ROZWIĄZANIA:​ Repozytorium dokumentów

Spółka postanowiła wdrożyć rozwiązanie do zarządzania dokumentacją. Został wdrożony DMS Nuxeo, który pozwolił na zarządzanie dokumentacją procesów spółki, m.in:​dokumentacją procesu przyłącza (technik wypełnia formularz z użyciem aplikacji mobilnej na miejscu instalacji)​​ oraz na integrację z Sharepoint, Salesforce i aplikacjami mobilnymi. Wdrożenie Nuxeo pozwoliło na przechowywanie i łatwe zarządzanie ponad 500 tysiącami nowych dokumentów w skali roku przez 8 tysięcy użytkowników.

Wdrożenie Nuxeo u europejskiego dostawcy Internetu i usług telekomunikacyjnych w sieci mobilnej.​​

WDROŻENIE:​ Portal extranetowy dla klientów korporacyjnych​​

Firma potrzebowała rozwiązania problemu przetwarzania i zarządzania dokumentami w firmie, których średnia ilość to 700 tys. nowych dokumentów rocznie z dostępem dla 700 użytkowników. Wdrożono w organizacji DMS Nuxeo, który zintegrował wszystkie dokumenty do jednego repozytorium. Pozwolił na zarządzanie dokumentami umów, faktur, dokumentacji projektowej​​, integrację z personalnymi teczkami dokumentów (DropBox)​​, a także na dostęp dla każdego z 700 użytkowników do archiwum obejmującego 10 lat. Ze względu na ilość użytkowników i różny poziom dostępów Inteca wdrożyła zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa (strefa intranet / extranet). Nuxeo został wykorzystany jako back-end DMS​​, a jego front-end został zintegrowany z portalem korporacyjnym.

Wdrożenie Nuxeo u europejskiego, państwowego przewoźnika kolejowego

WYKORZYTANIE ROZWIĄZANIA:​ Repozytorium dokumentów

Firma zleciła przygotowanie centralnego repozytorium 1.2 miliona dokumentów z dostępem dla 4500 użytkowników. Wdrożono DMS Nuxeo, które pozwoliło na zarządzanie dokumentacją procesową i projektową oraz stworzenie 440 grup roboczych w różnych przestrzeniach kolaboracji (tworzenie dokumentacji, workflow, publikacja). Zmigrowano też dokumenty z OpenText do Nuxeo.

Realizacja projektów odla Credit Agricole Bank Polska oraz MPWiK Wrocław pozwoliła na wypracowanie najlepszych wzorców wdrożeniowych, które z powodzeniem można wykorzystać w dużych i rozproszonych organizacjach.​


DMS Nuxeo
WYBRANE EKRANY


Testimonials

Co mówią użytkownicy Nuxeo?

Poniżej przestawiamy niezależne recenzje zamieszczone w internecie na stornach Gartner.