Jak przekształcić spotkania online w efektywne sesje: kluczowe techniki dla pracy zdalnej i hybrydowej

Jeśli podejrzewacie, że praca hybrydowa lub zdalna zostaną z nami na zawsze, to pewnie macie racje. Może nawet po cichu, co niektórzy na to liczą.

Nie wiemy jak dalej będzie kształtował się rynek pracy, pod tym względem, ale jedno jest pewne, wirtualne spotkania z nami na pewno zostaną, a wiadomo, że nie są idealną formą komunikacji i mają kilka swoich mankamentów.

Warto wspomnieć o kilku np:

• trudniejszy do interpretacji język ciała czy ton głosu – łatwo o błędną interpretację, a z tego już blisko do nieporozumień czy konfliktów,
• spotkania online mogą zbyt mocno koncentrować się na poszczególnych punktach agendy i w konsekwencji może zabraknąć przestrzeni na tematy czy wątki niezaplanowane, a mogące być kluczowe. Nieraz może zabraknąć zwyczajnej ciszy, która daje przestrzeń do przemyśleń, zadanie pytania, które nam jeszcze chodzi po głowie, ale wcześniej nie padło z różnych przyczyn. Te pytania, czy wątpliwości padające przy okazji, czy już na koniec spotkania, mogą dodawać ogromnej wartości w naszej projektowej komunikacji,
• brak czasu na nieformalne rozmowy, czyli tzw. small talk i stworzenie mikrookazji do dodatkowego kontaktu,
• warto też dodać, że nowi pracownicy czują się mniej komfortowo w zadawaniu pytań, ponieważ nie zbudowali jeszcze relacji i będą bardziej powściągliwi w aktywności podczas spotkań,
• takie spotkania w mniejszym stopniu wzmacniają więzi międzyludzkie, mogą również powodować większe rozproszenie. Komu nie zdarzyło się zaglądnąć do poczty, czy internetu podczas takich wirtualnych spotkań?

Więcej różnic można odnaleźć w artykule Praca zdalna w branży IT, choć posiada swoje wady, zyskała na popularności.

Rozumiejąc, że codziennie stajemy przed wyzwaniem prowadzenia spotkań online, powinniśmy dobrze opanować techniki, które, choć są uniwersalne i do zastosowania podczas każdego rodzaju spotkania, mogą zwiększyć znacznie efektywność spotkań on-line.

Plan na dobre spotkanie.

Od czego rozpoczynamy przygotowanie do takiego spotkania?

Od punktu 0, czyli zadania sobie pytania, czy w ogóle potrzebujemy tego spotkania?

Wiele tematów może być zrealizowanych z lepszym efektem w sposób asynchroniczny. Nie spotykaj się w większym gronie tylko z potrzebą przegadania czegoś. Jeśli chcesz generować lub konsultować nowe pomysły, zbierać lub udostępniać informacje, rozwiązać problem, podejmować decyzje, tworzyć plan, to warto z wyprzedzeniem dać możliwość uczestnikom wniesienia swojego wkładu czy przygotowania swoich przemyśleń. Podziel się więc swoim planem z wyprzedzeniem. Zbierz od uczestników informacje wcześniej lub poproś, aby przyszli z realnym rozwiązaniem.

Jeśli jednak potrzebujemy zorganizować spotkanie, to warto wiedzieć jak się przygotować.

1. Po pierwsze ważny jest pomysł na spotkanie.

• Określ agendę i rezultat spotkania, wyślij ją uczestnikom, wraz z informacją czego oczekujesz od nich podczas tego spotkania. Ważne jest, aby uczestnicy rozumieli powód swojej obecności i jaki wsad powinni wnieść.
• Ustaw dobrze długość spotkania. Jeśli jest taka trzeba, podziel je na mniejsze kawałki. Koncentracja zaczyna spadać po 45 minutach, więc ustawiaj sobie spotkania w zakresie 25-45 minut. Najbardziej produktywna pora dnia to ta od śniadania do obiadu. Jeśli planujesz naprawdę wymagające spotkanie to nie ustawiaj go po obiedzie.

2. Sprawnie moderuj spotkanie

Ustal zasady, które pomogą Ci w powyższym:

• Kamerka – koniecznie zachęć wszystkich do korzystania z niej. Poproś pracowników o dołączenie video do spotkania. Wyjaśnij, dlaczego to ważne.
•  Słuchawki – zachęć do korzystania ze słuchawek, aby dźwięk był lepszej jakości i aby inny hałas nie rozpraszał uczestników spotkania.
• Jeśli przewodzisz grupie w trybie hybrydowym, to zadbaj najpierw o ludzi pracujących online, aby mogli wnieść swój wkład w dyskusję. To jest taki savoire vivre spotkań online.
• Utrzymuj tempo – nie pozwalaj na przeskakiwanie z jednego punktu do drugiego bez podsumowania ani nie pozwalaj na zbyt długie monologi.
•  Angażuj uczestników np. poprzez wykorzystanie treści wizualnych, burzy mózgów, opowiedzenie anegdoty.
• Wykorzystuj listę parkingową – tematy poboczne są nieraz bardzo ważne i na pewno warto się nimi zająć, należy się jednak zastanowić, czy włączyć do agendy ten temat, czy przeznaczyć inne spotkanie, być może w innym gronie.

3. Podsumowanie i akcje do wykonania

• Podsumuj to, co się liczy oraz zostaw kilka minut na omówienie kolejnych kroków. Podsumowanie da wszystkim ostatnią szansę na zabranie głosu i wyjaśnienie wszystkiego co trzeba.
• Rób notatki na spotkaniu i udostępnij je wszystkim. Nie pozwól, aby coś ważnego się wymknęło. Notatki muszą być krótkie, inaczej ludzie ich nie przeczytają. Muszą jednak być również precyzyjne i jasne.
• Kontynuuj uzgodnione działania – jeśli tego nie zrobisz, bardzo szybko nauczysz ludzi, że nie muszą brać na poważnie uzgodnień.

Umiejętność prowadzenia spotkań w dzisiejszych czasach wydaje się kompetencją podstawową, jednak nie jest ona wbrew pozorom łatwa do opanowania. Jest tutaj wiele obszarów, którymi należy zarządzić i wiele technik, które warto się nauczyć. Im trudniejszy cel do osiągnięcia podczas spotkania i im trudniejsza grupa docelowa tym poziom trudności rośnie. Na wypadek takich sytuacji dobrze jest mieć opanowanych kilka technik np. moderacji spotkania, czy podsumowania, które wesprą nas w kłopocie i na pewno obniżą nasz stres. Powodzenia!