Jak przeprowadzić skuteczny onboarding? Dlaczego rola rekrutera jest istotna w procesie onboardingu?

Wielu z nas pamięta doświadczenie szukania pracy – napięcie i nadzieję. Nikt nie lubi towarzyszącej temu niepewności. Dlatego rekruterzy, którzy są wewnątrz organizacji, muszą rozumieć, że ich rola nie kończy się na przeprowadzeniu procesu rekrutacji. W rzeczywistości, to dopiero początek długotrwałego procesu budowania relacji z kandydatami, który ma zasadnicze znaczenie dla ich satysfakcji z pracy i zaangażowania w nowe stanowisko.

Rola rekrutera w procesie onboardingu

Dlaczego tak ważna jest relacja z kandydatami? Z perspektywy kandydata, proces rekrutacji i onboardingu to pierwszy rzeczywisty kontakt z firmą. To, jak są traktowani przez rekrutera, może wpłynąć na ich postrzeganie pracodawcy. W branży IT kandydaci są często „polowani” przez headhunterów i mają do wyboru wiele ofert. W takich przypadkach budowanie pozytywnych relacji jest kluczem do przyciągnięcia i utrzymania topowych talentów.

Czy to oznacza, że rekruter powinien się starać o zaprzyjaźnienie się z każdym kandydatem? Niekoniecznie. Chodzi raczej o budowanie profesjonalnej, otwartej i pełnej szacunku relacji, która daje kandydatowi poczucie bycia usłyszanym, zrozumianym i zaopiekowanym. 

Badania Gallupa pokazują, że jedynie 12% pracowników w USA uważa, że ich firma doskonale radzi sobie z onboardingiem. A odgrywa on ogromną rolę w budowaniu relacji, dostosowywaniu się do wirtualnych środowisk i ostatecznie w utrzymaniu i zadowoleniu pracowników.

Przygotowanie do pierwszego dnia pracy

Zaczynając od podstawowych zadań, przygotuj umowę, jeśli kandydat jej nie podpisał przed pierwszym dniem w pracy. Zapewnij wymagany sprzęt oraz dostępy do platform i narzędzi. Zapewnij, że wszystko jest gotowe, zanim nowy pracownik zacznie. Skontaktuj się z nim kilka dni przed, podając takie informacje jak miejsce i godzina onboardingu, agendę spotkań, listę osób, z którymi się spotka wraz ze stanowiskami.

Wprowadzenie do firmy

Nadszedł ten wielki dzień, czyli onboarding pracownika. Pierwszy dzień powinien obejmować wprowadzenie do firmy (ale pamiętaj, że skuteczny onboarding wykracza poza szkolenia związane z konkretnym stanowiskiem!). Przedstaw nowemu pracownikowi najważniejsze informacje o firmie, takie jak struktura organizacji, historia, misje i wartości firmy. Jeśli jest to onboarding na miejscu, zorganizuj zwiedzanie firmy i podaj wszelkie niezbędne informacje.

Pamiętaj też, aby nie przytłaczać nowego pracownika zbyt dużą ilością informacji i nowych narzędzi. Pierwszemu dniu często towarzyszy stres, który sprawi, że i tak większości nie zapamięta lub pomyli 😉 Dobrze jest przygotować plik, z takimi informacjami, z którego będzie mógł skorzystać, gdy już emocje opadną.

Omów główne zadania, jakie będzie wykonywał, przedstaw zespół i osoby, z którymi będzie bezpośrednio pracował. W przypadku onboardingu stacjonarnego dobrze, jeśli osoby z zespołu również pojawią się w biurze. Myślę, że pokazuje to nowemu pracownikowi zaangażowanie zespołu oraz że ogólnie o wiele łatwiej jest się mu oswoić ze zmianą i przełamać lody.

Budowanie relacji

Skuteczny onboarding jest nie tylko procesem wprowadzenia nowego pracownika do firmy i zespołu, ale także kluczowym elementem w kształtowaniu długotrwałych relacji. Budowanie tych relacji na wczesnym etapie może mieć znaczący wpływ na zaangażowanie, produktywność i lojalność pracownika. I tutaj wkracza rekruter, który jako pierwszy miał kontakt z nowym pracownikiem, oraz który jako pierwszy rozpoczął budowanie relacji.

Jaki jest klucz do budowania dobrej relacji w onboardingu?

1. Twórz bezpieczne środowisko: Pamiętaj, że proces onboardingu może być stresujący dla nowych pracowników. Dlatego ważne jest stworzenie atmosfery otwartości i zaufania, gdzie nowi pracownicy mogą czuć się swobodnie, zadając pytania, wyrażając swoje obawy i ucząc się na błędach.
2. Bądź obecny: Dobrze jest wykorzystywać mikrookazje do budowania relacji, mowa tutaj np. o rozmowach przy porannej kawie 😉 W przypadku pracy zdalnej sprawdzi się nawyk włączania kamerki na spotkaniach.
3. Dbaj o ciągłe zaangażowanie: Onboarding to nie tylko pierwsze dni lub tygodnie w pracy. Zaangażuj się w długoterminowy rozwój pracownika, utrzymując regularny kontakt, oferując dodatkowe wsparcie, oraz sprawdzając, czy pracownik jest zadowolony i zaangażowany.
4. Prowadź jasną komunikację: Często, mimo że pracownicy nie rozumieją jakiegoś tematu – nie zadają pytań. Dopytaj się i upewnij, czy nowy pracownik rozumie przydzielone mu zadania. Jest to temat bezpośrednio powiązany z punktem pierwszym – jeśli pracownik będzie czuł się swobodnie i bezpiecznie w środowisku, odważniej będzie zadawał pytania. Ominięcie tego typu nieporozumień nie tylko przyspieszy pracę, ale też pokaże Twoje zainteresowanie i chęć budowania relacji.
5. Udzielaj feedbacku: Jest to kluczowe działanie dla prawidłowego funkcjonowania i rozwoju zarówno w biznesie, jak i w relacjach interpersonalnych. Pamiętaj, że w przypadku, gdy feedback zawiera również negatywne informacje, warto jest stworzyć wspólnie plan działania i zastanowić się, jak poprawić sytuację. 

Pytania po procesie onboardingu

Po zakończeniu procesu warto poprosić nowego pracownika o feedback na temat procesu onboardingu. To może pomóc Ci dowiedzieć się, co poszło dobrze, co można poprawić i jakie są ewentualne obszary, które wymagają uwagi w przyszłości.

Podsumowanie

Pamiętajmy, że rekruter powinien nie tylko pozyskiwać kandydatów, ale też być przewodnikiem przez cały proces rekrutacji i onboardingu. Personalizacja, transparentność, szacunek i ciągła komunikacja są kluczowe dla sukcesu w tej roli.

Proces onboardingu jest niezwykle istotny dla nowego pracownika – to czas, gdy formuje on swoje wrażenie o firmie i decyduje, czy chce w niej pozostać na dłużej. Dlatego ważne jest, aby był on jak najbardziej pozytywny i sprzyjający integracji z zespołem.